Rosnąca konkurencja na rynku sprawia, że coraz większą wagę trzeba przyłożyć do napisania oferty handlowej lub zaproszenia do współpracy. Zamawiający zasypywany różnego rodzaju propozycjami może wybrać tylko jedną, co najwyżej kilka z nich. Tylko jak się wybić wśród konkurencji i wzbudzić zainteresowanie?

Podobnie jak przy bezpośrednim spotkaniu, również w przypadku ofert na zrobienie dobrego wrażenia ma się dosłownie chwilę. A oznacza to ni mniej, ni więcej tylko tyle, że oferta musi dobrze wyglądać, żeby ktokolwiek chciał ją przeczytać. Oprócz papieru firmowego (czyli tzw. „filmówki”, zawierającej dane firmy, często również jej logo lub motto) opracowania wymaga także treść i zdjęcia. Proste formatowanie tekstu, podzielenie go na akapity, zrobienie wcięć oraz ramek przy zdjęciach to kilka z prostych trików, które każdy może wykonać samodzielnie. Warto zwrócić uwagę na kolorystykę, by oferta handlowa była utrzymana w tym samym tonie (barwę dobiera się najczęściej do identyfikacji wizualnej firmy).

Drugim etapem prac nad ofertą, zaproszeniem do współpracy lub inną oficjalną korespondencją biznesową jest tekst. Tutaj mamy znacznie większe pole do popisu, podstawowym warunkiem jest jednak poprawność treści. Pojawiające się (nierzadko!) błędy ortograficzne, gramatyczne, stylistyczne lub niezrozumiałe zdania przeczące zasadom logiki znacznie obniżają skuteczność przekazu. Podobnie działa zawiły sposób pisania – kiedy klient musi zastanawiać się „o co tak właściwie chodzi”, szanse powodzenia maleją prawie do zera. Takie zaproszenia do współpracy najpewniej szybko wylądują w koszu.

Treść oferty powinna być przejrzysta i jasno musi z niej wynikać co chcemy zaoferować i czym się to charakteryzuje (jakie ma parametry, właściwości, specyfikę itp.). Dobrze widziane jest również zamieszczenie informacji dotyczących samej współpracy, takich jak np. warunki płatności, zamówienia, terminy realizacji. Generalnie obowiązuje zasada im krócej tym lepiej – nikt przecież nie ma czasu na czytanie wielostronicowych epopei… Jednak są sytuacje, kiedy bardziej rozbudowana oferta handlowa jest konieczna (np. gdy prezentuje poszczególne produkty, katalog zdjęć z wykonanych prac, szczegółowe specyfikacje itp.). Jeśli jednak oferta handlowa ma spełniać rolę tej pierwszej „zaczepki”, która doprowadzi do nawiązania współpracy, często wystarczy klasyczna strona A4.